De uitdaging

B-Mix beton was voor BMK Solutions geen onbekende. Na het eerdere project om hun volledig bonnensysteem te digitaliseren en hun facturatie te stroomlijnen, werd er een nieuw vraagstuk aan ons voorgelegd – de chauffeursplanning. Elke dag zijn er tientallen chauffeurs actief voor B-Mix, zowel interne werknemers als onderaannemers. Ze zijn op de baan met vrachtwagens, betonmixers en pompwagens. De planning van al deze werknemers is een heuse uitdaging. Bovendien dient deze planning ook op tijd, met voldoende details, op een gemakkelijke manier & GDPR-proof met het team gedeeld te worden.

Onze aanpak

Zoals ons motto het wil: eerst denken, dan doen. We starten met een grondige studie van het huidige proces. We gingen op werkveldbezoek en analyseerden hoe het planningspersoneel op dit moment de planning vormgaf, waar de uitdagingen lagen, waar er fouten gebeurden, welke manuele handelingen er moesten worden verricht, … Bovendien kwamen ook de ervaringen van de chauffeurs aan bod. Hoe vonden zij het huidige systeem? Was altijd alles duidelijk? Ondervonden ze soms moeilijkheden of ontbrak er soms info, …?

Conclusie – werk aan de winkel! BMK Solutions ontwikkelde een volledig planningssysteem om intern personeel & freelance chauffeurs in te plannen. Dit zowel voor interne opdrachten als transporten (vrachtwagen-, betonmixer-, en pompwagen chauffeurs). Belangrijk was tijdens de ontwikkeling rekening te houden met de eerder verkregen inzichten tijdens de analysefase. Zo had elk type chauffeur nood aan andere informatie en moest de uitwisseling hiervan gestroomlijnd gebeuren.

Het resultaat

Er werd een volledig planningssysteem ontwikkeld op maat van de klant. Deze tool is gebaseerd op ons automatisatieplatform AMPP en werd uitgebreid met klantspecifieke modules. Er is rekening gehouden met sectorspecifieke regels zoals het principe van ‘verplichte rust- & verplichte werkdagen’.. Daarnaast is ook de volledige verlofadministratie verwerkt in deze tool. Verlofaanvragen van de werknemers kunnen door het planningsteam verwerkt worden in de software.

De planningsverantwoordelijke kan via een eenvoudig dashboard een overzicht krijgen van de planning van de huidige dag en week. Chauffeurs worden automatisch verwittigd met de relevante informatie via sms. Hiervoor werd het platform gekoppeld met een SMS-box.

Tot slot wordt in de planningstool de informatie van alle verschillende vestigingen gecombineerd zodat dit centraal door de HR-dienst beheerd kan worden.