De uitdaging

Edco, opleider van bus- en vrachtwagenchauffeurs, stond voor de uitdaging om hun back-end processen te optimaliseren. Door de groei van hun activiteiten en de toename aan administratieve taken, werd het beheer van informatie steeds complexer. Als erkende KMO portefeuille dienstverlener waren er bovendien vele extra administratieve taken. Gegevens kwamen binnen via e-mail en losse Excel-lijsten wat de efficiëntie van het proces belemmerde.

Onze aanpak

Edco besloot om samen te werken met BMK Solutions om haar administratieve workflow aan te pakken. Al snel bleek de implementatie van AMPP de juiste manier om de verschillende reeds aanwezige systemen met elkaar te koppelen.

Dankzij AMPP kan relevante informatie uit e-mails automatisch worden verzameld zoals de projectnummers van de KMO portefeuille, betalingsinformatie en deadlines. Deze informatie wordt vervolgens automatisch weggeschreven naar de juiste plaats in het CRM-systeem Vtiger.

Daarnaast was ook de automatische facturatie een belangrijke verbetering bij Edco door koppeling van het CRM-systeem Vtiger met het boekhoudplatform Yuki. Op die manier werden facturen naadloos overgedragen en verwerkt, waardoor handmatige invoer werd geminimaliseerd en de kans op fouten werd verminderd.

Naast optimalisatie van de back-end ontwikkelde BMK Solutions ook de websites voor Edco Jobs, gericht op het opleiden en werven van bus- en vrachtwagenchauffeurs. De websites bieden overzichtelijke informatie over vacatures en opleidingen. Bovendien werd het beheer van deze websites ook volledig geïntegreerd in AMPP.

Het resultaat

Dankzij de samenwerking met BMK Solutions heeft Edco zijn back-end processen geautomatiseerd en geoptimaliseerd. Het gebruik van AMPP heeft niet alleen de administratieve last verminderd, maar ook de nauwkeurigheid van gegevensverwerking vergroot.

De koppeling tussen het CRM-Systeem Vtiger, de boekhoudsoftware Yuki, de wervingswebsites en de mailbox, heeft de operationele efficiëntie aanzienlijk verhoogd. Hierdoor kan Edco zich nu focussen op het leveren van hoogwaardige opleidingen en het aantrekken van gekwalificeerde bus- en vrachtwagenchauffeurs (in spe).