Madolex Belgium
Automatische factuuropmaak bij Madolex
Gepubliceerd 16 Oct 2024
De uitdaging
Madolex is een kennispartner voor de maakindustrie en ondersteunt productiebedrijven bij het duurzaam optimaliseren van hun output door ervaren techniekers, engineers en consultants in te zetten. Met een groeiend aantal opdrachten werd het beheer van tijdsregistraties en facturatie steeds complexer. Doordat data handmatig ingegeven diende te worden in meerdere systemen, verhoogde de kans op fouten en verliep het proces inefficiënt. Onder het motto: ‘practise what you preach’ besloten ze dan ook stappen te zetten om hun interne flow onder handen te nemen.
Onze aanpak
Madolex besloot samen te werken met BMK Solutions om deze uitdagingen aan te pakken. Door de implementatie van AMPP werd een efficiënte oplossing gevonden voor de automatische verwerking van uurregistraties uit de Rostar CAS-software van Paralax.
Met AMPP worden de gegevens van uurregistraties automatisch ingelezen en omgezet in bruikbare informatie. AMPP genereert vervolgens automatisch de facturen op basis van projectafhankelijke criteria, zoals facturatie per week, per maand of per opdracht.
Na de automatische factuuropmaak volgt een goedkeuringsprocedure waarin alle facturen door de verantwoordelijke worden gecontroleerd. Via de previewfunctie kunnen ze de factuur zien die naar de klant zal worden gestuurd. Indien gewenst kan er handmatig extra informatie aan de factuur worden toegevoegd, zodat deze altijd nauwkeurig en volledig is.
Zodra de facturen zijn goedgekeurd, worden ze automatisch verstuurd naar de klant en het boekhoudpakket Yuki, waardoor het administratieve proces aanzienlijk wordt versneld. Bovendien biedt Yuki ook terugkoppeling van de betaalstatussen van de facturen, wat een efficiënte start betekent voor het debiteurenbeheer.
In een tweede fase werd er een volledige debiteurenbeheermodule ontwikkeld, waarin automatisch wordt weergegeven welke acties ondernomen moeten worden op basis van het aantal dagen dat de factuur vervallen is, de laatste herinnering, enzovoort. Het administratieve team heeft op deze manier altijd een duidelijk overzicht van de te ondernemen stappen.
Het resultaat
Door de samenwerking met BMK Solutions en de implementatie van AMPP heeft Madolex zijn administratieve processen aanzienlijk geoptimaliseerd. De automatische factuurverwerking heeft niet alleen de administratieve last verminderd, maar ook de nauwkeurigheid van de gegevens verhoogd.
De koppeling tussen de Rostar CAS-software, de facturatie via AMPP en het boekhoudpakket Yuki zorgt voor een naadloze integratie van processen.
Met deze verbeteringen kan Madolex zich nu beter concentreren op het leveren van hoogwaardige diensten aan de maakindustrie, zonder zich zorgen te maken over de administratieve rompslomp.